Nach der Richtlinie über Maßnahmen der Qualitätssicherung in Krankenhäusern besteht für alle nach § 108 zugelassenen Krankenhäuser, die vollstationäre Fälle abrechnen, die Verpflichtung, eine Aufstellung, aus der die Zahl der für die externe Qualitätssicherung zu dokumentierenden Datensätze (Soll) eines Jahres hervorgeht, zu erstellen. Hierbei ist es nicht relevant, ob – im Sinne der externen Qualitätssicherung – dokumentationspflichtige Leistungen erbracht werden.

Erstmals werden in der Sollstatistik für das Jahr 2011 auch Angaben zu dem in Rheinland-Pfalz landesweit verpflichtend durchgeführten Qualitätssicherungsprojekt Schlaganfall aufgeführt.

Diese Aufstellung wird in Rheinland-Pfalz gemäß dem bundeseinheitlich vorgegebenen Format in elektronischer Form und in Papierform bis zum 28.02.2012 an die Geschäftsstelle der SQMed GmbH übermittelt. Die Papierform der Sollstatistik beinhaltet neben den Fallzahlangaben eine Erklärung zur Richtigkeit der übermittelten Daten (Konformitätserklärung), die von einer oder einem Vertretungsberechtigten des Krankenhauses unterzeichnet wird.

Falls die Sollstatistik nicht fristgerecht oder unvollständig übermittelt wird, nimmt die SQMed Kontakt zu den betreffenden Krankenhäusern auf und bittet unter Nennung einer Nachfrist um nachträgliche Übermittlung. Für den Fall, dass auch die Nachfrist zur Übermittlung der Sollstatistik nicht eingehalten wird, ist in der Richtlinie über Maßnahmen der Qualitätssicherung in Krankenhäusern eine finanzielle Sanktion in Höhe von 6000 € vorgesehen.

Die SQMed stellt den Krankenhäusern bis zum 30.04.2012 eine Bescheinigung über die fristgerechte Übermittlung der Sollstatistik / der Konformitätserklärung zur Verfügung. Zudem erhält das Krankenhaus eine Bescheinigung, aus welcher die Dokumentationsquote (Verhältnis der übermittelten Datensätze (IST) zu den dokumentationspflichtigen Datensätzen nach den Angaben der Sollstatistik (SOLL)) des Krankenhauses hervorgeht. Diese Bescheinigungen werden im Rahmen der Pflegesatzverhandlungen des Krankenhauses vorgelegt.

Administrative Hinweise zur Erstellung / Übermittlung der Sollstatistik:

Für die Erstellung der Sollstatistik in den Krankenhäusern wird die QS-Filter-Software genutzt. Nahezu alle QS-Filter-Softwaresysteme erzeugen versandfertig verschlüsselte Dateien der elektronischen Variante der Sollstatistik. Sofern dies nicht der Fall ist, ist auf korrekte Vorgehensweisen bei der Komprimierung, Benennung und Verschlüsselung der elektronischen Variante der Sollstatistik zu achten (s.u.).

Es ist empfehlenswert, zunächst die elektronische Variante der Sollstatistik an die E-Mailadresse sollstatistik@sqmed.de einzusenden und mit dem Ausdruck und der Einsendung der Papierform abzuwarten, bis die SQMed eine Rückmeldung über die erfolgreich absolvierten Plausibilitätsprüfungen der elektronischen Variante an den Einsender der Sollstatistik rückübermittelt hat, da sich andernfalls ggf. noch Änderungen für die Papierform ergeben können.

Über die QS-Filter-Software können in der Regel auch die Formulare für die Papierform der Sollstatistik inkl. Konformitätserklärung ausgedruckt werden. Falls die QS-Filter-Software diese Formulare nicht zur Verfügung stellt, können entsprechende Muster-Formulare genutzt werden. Die Papierform wird mit der für die Konformitätserklärung erforderlichen Unterschrift (sowie Stempel) der Geschäftsleitung ausschließlich auf dem Postweg an die SQMed übermittelt. Die Unterschrift der Geschäftsleitung bestätigt die Übereinstimmung der Angaben der Sollstatistik mit den Aufzeichnungen des Krankenhauses.

Technische Hinweise zur Verschlüsselung der Sollstatistik
(Diese Hinweise sind nur relevant, wenn das QS-Filter-Softwaresystem keine automatisierte Verschlüsselung beherrscht)

Die QS-Filter-Software erstellt 2 Dateien: SOLLBASIS_2011.TXT und SOLLMODUL_2011.TXT. Diese Dateien werden mit Hilfe eines (pkzip 2.04g-kompatiblen) Archivierungsprogramms komprimiert und unter dem Namen SOLL_2011_<IKNRKH>_<BSNR>.ZIP gespeichert. Dabei steht <IKNRKH> für das 9-stellige Institutionskennzeichen des Krankenhauses und <BSNR> für die Betriebsstättennummer (in der Regel 01).

Die Verschlüsselung des ZIP-Archivs erfolgt mit der Verschlüsselungssoftware GnuPG Version 1.2.1 (GNU Privacy Guard). Eine für Windows geeignete Version finden Sie unter http://www.gpg4win.de bzw. für generelle Information unter http://www.gnupg.org. Für die Verschlüsselung wird der Public Key der SQMed verwendet.

Die verschlüsselte Datei muss wie folgt bezeichnet sein: SOLL_2011_<IKNRKH>_<BSNR>_RP.GP, wobei auch hier <IKNRKH> für das 9-stellige Institutionskennzeichen des Krankenhauses und <BSNR> für die Betriebsstättennummer (in der Regel 01) stehen).

Die verschlüsselte Datei wird per E-Mail an die Adresse sollstatistik@sqmed.de übermittelt.

Bei Fragen kontaktieren Sie bitte die Geschäftsstelle der SQMed (Hr. Dr. Dienlin 06131-62708-15).